Systematische Dokumentenanalyse

Von Prof. Dr. Alfred-Joachim Hermanni

1        Einführung

Eine systematische Dokumentenanalyse im betrieblichen Kontext durchzuführen, verfolgt die Absicht, die Ziele einer Organisation für das gesamte unternehmerische Handeln systematisch und produktiv anhand konkreter Ergebnisse zu unterstützen. Die Ziele können sich auf unterschiedliche Organisationsbereiche eines Unternehmens oder einer Branche beziehen, bspw. auf Geschäftsführung, Corporate Relations, Marketing, Personal, Logistik, Recht, Finanzen oder Controlling.

Die beabsichtigte Wissenserschließung und Wissensvermittlung bei einer Dokumentenanalyse im organisationsrelevanten Zusammenhang dient insofern der Problemlösung ökonomischer Aufgaben, damit das Wissen bei Bedarf zu Verfügung steht.   Im Allgemeinen können folgende Gründe für eine Dokumentenanalyse im betrieblichen Kontext ausschlaggebend sein (etwa Geschäftsprozessoptimierung, Arbeitsplatz-beschreibungen, Personalbedarfsermittlung, Kosten-Leistungs-Rechnung):

  • Kurzfristig entstandene Probleme, die zeitnaher Lösungen bedürfen,
  • Arbeits- und Handlungserfordernisse, die bisher nicht institutionell organisiert sind,
  • On the Job-Aufgabenstellungen im Sinne einer lernenden, sich weiterbildenden Organisation,
  • Analysen des Wettbewerbs, um Best Practices zu identifizieren,
  • Wissensgenerierung für die Zukunftsplanung der Organisation.

Die Organisationen stellen den Forschenden in der Regel Zeit, Raum und den Zugang zu Informationen zur Verfügung, um eine betriebliche Dokumentenanalyse durchführen zu können. In Ausnahmefällen werden auch Finanzmittel bereitgestellt, um bspw. externes Datenmaterial ankaufen und auswerten zu können oder um technisches Equipment einzusetzen.

Im Rahmen einer wissenschaftlichen Arbeit sollte die Kooperation zwischen den Mitarbeitern/Forschenden und der Organisation in einem motivierenden Arbeitsumfeld stattfinden, das von Partizipationsmöglichkeiten, Transparenz und Selbstbestimmung geprägt ist.[1] Nur unter der Voraussetzung, dass die Akzeptanz im Unternehmen sichergestellt ist, kann sich der beabsichtigte Erfolg der Zusammenarbeit bzw. das angestrebte Ergebnis einstellen.

Das Wort/Begriff „Dokument“ stammt von dem lateinischen documentum und bedeutet so viel wie Beweisstück, Beispiel, Beleg oder Zeugnis. Dokumente liegen demnach als Informationen und Daten zum Untersuchungsbereich vor und sind einsehbar, bspw.:

  • Schriftstücke aller Art (bspw. Statistiken, Geschäftsberichte, Dienstanweisungen von Organisationen),
  • Computerdateien, die auf einem Datenträger oder Speichermedium vorliegen, oder über eine Datenbank abgerufen werden können,
  • Gerichtsurteile, Gutachten, Protokolle oder Akten (bspw. von Behörden),
  • Sachliteratur und Forschungsberichte (auch in elektronischer Form),
  • Artikel in Zeitungen, Zeitschriften (auch in elektronischer Form),
  • Visuelle, audiovisuelle oder multimediale Dokumente wie Fotos, Illustrationen, Podcasts, Filmaufnahmen (bspw. aus Radio- und Fernsehsendungen),
  • Künstlerische Werke wie Belletristik oder im Rahmen von Ausstellungen in Museen oder bei Kunstprojekten,
  • Websites, Online-Beiträge, Social Media-Profile,
  • Interviews in transkribierter Form oder Tagebücher.

Die Dokumentenanalyse – ein Ausschnitt der sozialen Wirklichkeit – kann mit anderen Auswertungstechniken kombiniert werden, um eine Forschungsfrage umfassend zu beantworten. Bei vielen theoretischen Fallstudien oder Abschlussarbeiten dient sie dazu, sich im Forschungsfeld zu orientieren (im Sinne einer Voruntersuchung). Eine Dokumenten­analyse erscheint vor allem zweckmäßig, wenn Untersuchungserkenntnisse durch andere empirische Methoden nicht gewonnen werden können, aber Dokumente vorhanden sind. Aufwand und Dauer der Untersuchung sind abhängig vom Umfang der auszuwertenden Unterlagen sowie der erforderlichen Tiefe der Analyse.

2        Methodische Herangehensweise

Die sozialwissenschaftliche Dokumentenanalyse gehört zu den interpretativen Verfahren und ist bei flüchtiger Beurteilung schwer zu unterscheiden von der Inhaltsanalyse. Der Hauptunterschied zwischen den zwei Auswertungsmethoden besteht darin, dass am Anfang einer Dokumentenanalyse eine Quellenbewertung bzw. -kritik erfolgt. Der Schwerpunkt der Ausführungen wird auf die betriebswirtschaftliche Betrachtungsweise gelegt. Die Auswertung der ausgewählten Dokumente orientiert sich am interpretativen Paradigma (Wahrnehmungen, Deutungen und Urteilsbildungen des Handelnden).

Mayring betrachtet die Dokumentenanalyse als zentrale Methode der Handlungsforschung [2], wobei das Ziel der Dokumentenanalyse auf dem Verstehen des Sinns der Dokumente liegt.[3] Allerdings kann die Dokumentenanalyse auch der systematischen Erhebung und Auswertung von Texten dienen.[4] In diesem Fall werden die ausgewählten Dokumente anhand eines definier­ten Kategoriensystems analysiert, um zentrale Feststellungen/Ergebnisse herauszufiltern.

Hermanni empfiehlt ein neues Modell „Systematische Dokumentenanalyse“ (s. nachfolgende Erläuterung), damit die Prozesse einer Untersuchung von Kommunikationsmaterial (Texte, Statistiken, Computerdaten, Bilder, Filme etc.) gestrafft und vereinfacht dargestellt werden können.  

3        Ablauf “Systematische Dokumentenanalyse” (nach Hermanni)

In der nachfolgenden Abbildung 1 wird der Ablauf einer Systematischen Dokumentenanalyse illustriert, die ein autarkes Vorgehen ermöglicht. Ohne auf weitere Methoden zur Datenauswertung zurückgreifen zu müssen, eignet sich die Systematische Dokumentenanalyse zur wissenschaftlichen Untersuchung von Kommunikationsmaterial (Texte, Statistiken, Computerdaten, Bilder, Filme etc.). Die inhaltliche Analyse des Materials wurde in das Modell integriert (s. Schritte 3-5).

 

Professor Hermanni hat für den empirischen Forschungsprozess ein neues wissenschaftlichen Modell Systematische Dokumentenanalyse konzipiert, das fünf Prozessschritte vorsieht. © Hermanni, A.-J. 2021 www.wissensbank.info

Systematische Dokumentenanalyse @ Hermanni, A.-J. 2020

Schritt 1: Auswahl des Dokumentationsbereichs
Im Vorfeld erfragt bzw. benennt der Forscher den maßgeblichen Dokumentationsbereich, bezogen auf die Fragestellung/den Gegenstand der Untersuchung. Der Dokumentations-bereich wird ggf. mit dem Auftraggeber der Untersuchung abgestimmt.

Anhand eines Forschungsplans sollte der Ablauf der Untersuchung so konkret wie möglich aus dem Blickwinkel einer späteren Umsetzung festgehalten werden, bspw.:

(1) Grundgesamtheit der Dokumente

  • Wie viele Dokumente werden ausgewertet?
  • Wird aufgrund einer großen Dokumentenmenge eine Stichprobe (Teilmenge einer Grundgesamtheit) gezogen? Warum ist eine Stichprobe erforderlich und wie groß soll die Stichprobe ausfallen?  

(2) Art der Dokumente

  • Um welche Sorte/Systemeinheit von Dokumenten handelt es sich (bspw. Computerdaten, Filme, Texte, Bilder, Disketten)? Die Dokumente sollten identifizierbar und zuzuordnen sein.

(3) Zeitraum der Dokumentenanalyse

  • In welchem Zeitraum finden die Untersuchung sowie die Auswertung der Dokumente (in Form von Ergebnissen) statt?

(4) Anzahl der Analysen

  • Findet die Untersuchung der Dokumente nur einmal statt?
  • Werden die Dokumente von einem oder mehreren Organisationen/Unternehmen untersucht?

(5) Operationalisierung

  • Nutzen Sie außer der Systematischen Dokumentenanalyse noch weitere Methoden bzw. Messinstrumente im Zuge der Untersuchung?  

Schritt 2: Kriterien zur Quellenbewertung
Um später die Dokumente einordnen, deuten und bewerten zu können, werden mithilfe einer Kreativitätstechnik die erforderlichen Kriterien festgelegt (bspw. durch Brainstorming, Mindmapping oder Design Thinking) und/oder einer theoriegestützten Operationalisierung die erforderlichen Kriterien festgelegt.  Das Dokument kann – je nach Fragestellung/Untersuchungsziel/Hypothesen der Arbeit – nach verschiedenen Kriterien eingeordnet und bewertet werden, bspw. nach:

  • Art des Dokuments (Bericht, Urkunde, Artikel, Fotos etc.),
  • Herkunft (bestimmter historischer, sozialer, nationaler, kultureller Bereich),
  • Autorenschaft (einer oder mehrere Autoren, männliche oder weibliche Urheber, die ein Werk erschaffen haben),
  • äußeren Merkmalen: (Erhaltungs-)Zustand und Materialbeschaffen­heit (z.B. gut lesbare Texte, deutliche Gebrauchsspuren, Seiten vollständig vorhanden),
  • inneren Merkmalen: etwa nach Keywords (Schlagwörtern) und Aussagekraft (anerkannte Quellen).

Schritt 3: Auswertung
Sprachliche, inhaltliche, visuelle oder audiovisuelle Auswertung und Deutung des Materials innerhalb des Dokumentationsbereichs. Die relevanten Dokumente werden selektiert, ausgewertet (nach den in Schritt 2 festgelegten Kriterien) und die zentralen Feststellungen/Ergebnisse protokolliert. Die Ergebnisse werden sachlich beschrieben und sollten zur besseren Nachvollziehbarkeit der Auswertung bspw. in zusammenfassenden Tabellen oder Grafiken dargestellt werden; Textstellen werden in Fußnoten belegt.

Schritt 4: Überprüfung der relevanten Dokumente
Die relevanten Dokumente werden auf Widersprüche, Unklarheiten etc. hin überprüft und irrelevantes Material aussortiert. Aussortierte Dokumente werden also für den Gegenstand der Untersuchung nicht mehr berücksichtigt. Die endgültige Auswahl der relevanten Dokumente erfolgt gegebenenfalls in Absprache mit dem Auftraggeber der Untersuchung (bspw. dem Unternehmen).

Schritt 5: Diskussion
Die Ergebnisse werden in Bezug auf die Fragestellung/den Gegenstand der Untersuchung kritisch betrachtet und diskutiert. Im Anschluss daran wird die Analyse dem betreffenden wissenschaftlichen Fachgebiet und dem Auftraggeber der Untersuchung verfügbar gemacht und ggf. veröffentlicht.

In diesem Kontext sollte das eigene Vorgehen auch nach den wissenschaftlichen Gütekriterien (Objektivität, Reliabilität, Validität) reflektiert werden.

Die dargestellten Schritte entsprechen einem idealtypischen Ablauf. Es kann in der Praxis erforderlich sein, einzelne Schritte der Prozesskette mehrmals durchzuführen. Daher ist das Prozessmodell so zu verstehen, dass es Interdependenzen in Form sich wiederholender Zyklen geben kann.

4        Vor- und Nachteile einer Systematischen Dokumentenanalyse

Generell sollten die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Untersuchungstechniken kritisch hinterfragt werden, um eine geeignete Methode für das Forschungsprojekt zu wählen. In der folgenden Tabelle werden die charakteristischen Vor- und Nachteile der Systematischen Dokumentenanalyse gegenübergestellt.

Vor- und Nachteile einer systematischen Dokumentenanalyse © Hermanni, A.-J. 2020

[1] Hupfer (2006), S. 3

[2] Vgl. Mayring (2016)

[3] Vgl. Kromrey (2006)

[4] Vgl. Diekmann (2011), S. 576

Diekmann, Andreas (2011), Empirische Sozialforschung, Grundlagen, Methoden, Anwendungen, 5. Auflage, Hamburg.
Hupfer, Barbara (2006): Die Gestaltung von Wissenskontexten. Wissensmanagement – von der lernenden zur wissenden Organisation, Institut für Wirtschaftsgestaltung, München. Erstveröffentlicht durch das Bundesinstitut für Berufsbildung, Bonn. http://www.ifw01.de/text_pdfs/wirtschaftsphilosophie_wissen_2.pdf, abgerufen am 04.05.2020.
Kromrey, Helmut et al. (2016), Empirische Sozialforschung, 13. Auflage, Konstanz und München.
Mayring, Philipp (2016), Einführung in die qualitative Sozialforschung, eine Anleitung zu qualitativem Denken, 6. Auflage, Weinheim und Basel.